Que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel, un mail bien écrit fait toute la différence. Il structure l’information, clarifie votre message et reflète votre sérieux. Pourtant, on sous-estime souvent son importance.
Ce guide vous propose un exemple de mail pour chaque type de situation, afin de gagner du temps et d’éviter les erreurs.
1. Mail professionnel formel
Quand l’utiliser :
-
Candidature à un poste
-
Réponse à un recruteur
-
Contact avec un client ou fournisseur
Exemple de mail :
Objet : Candidature au poste de Chargé de communication
Madame, Monsieur,
Suite à votre annonce publiée sur LinkedIn, je vous adresse ma candidature pour le poste de Chargé de communication.
Titulaire d’un master en communication digitale et fort de trois ans d’expérience en agence, je suis convaincu de pouvoir contribuer efficacement à vos projets.
Je me tiens à votre disposition pour un entretien à votre convenance.
Cordialement,
Jean Dupont
06 00 00 00 00
2. Mail professionnel informel
Quand l’utiliser :
- Échanges avec collègues
- Suivi de projet en interne
Exemple de mail :
Objet : Suivi du projet site web
Salut Claire,
Juste un petit mot pour te dire que j’ai intégré les modifications sur la maquette. Dis-moi ce que tu en penses et si on valide pour envoi au client demain.
À+
Marc
3. Mail de relance
Quand l’utiliser :
- Absence de réponse
- Relancer un paiement ou une proposition
Exemple de mail :
Objet : Relance – Proposition commerciale
Bonjour Mme Durand,
Je me permets de revenir vers vous concernant notre proposition envoyée le 3 juillet. Avez-vous eu l’occasion de la consulter ?
N’hésitez pas à me dire si vous avez des questions ou besoin d’ajustements.
Cordialement,
Sophie Martin
4. Mail de remerciement
Quand l’utiliser :
- Après un entretien
- Après une aide ou un service
Exemple de mail :
Objet : Merci pour notre échange
Bonjour M. Lefèvre,
Je vous remercie sincèrement pour le temps que vous m’avez accordé ce matin. Notre échange m’a permis de mieux comprendre vos attentes et votre vision du poste.
J’espère avoir l’opportunité de collaborer avec vous.
Bien cordialement,
Nadia Benali
5. Mail de démission
Quand l’utiliser :
- Quitter un poste de manière professionnelle
Exemple de mail :
Objet : Démission – préavis d’un mois
Bonjour Mme Laurent,
Je vous informe par ce mail de ma décision de quitter mon poste d’assistant commercial, avec un préavis d’un mois comme prévu par mon contrat.
Je tiens à vous remercier pour la confiance accordée durant ces deux années.
Cordialement,
Hugo Renaud
6. Mail d’excuse
Quand l’utiliser :
- Retard
- Erreur professionnelle
Exemple de mail :
Objet : Toutes mes excuses
Bonjour Thomas,
Je tiens à m’excuser pour l’oubli du compte rendu hier. J’assume pleinement cette erreur et je viens de te l’envoyer en pièce jointe.
Merci pour ta compréhension.
Bien à toi,
Léa
7. Mail de réclamation
Quand l’utiliser :
- Problème avec un produit ou service
- Litige client
Exemple de mail :
Objet : Réclamation – commande n°12345
Bonjour,
J’ai bien reçu ma commande le 15 juillet, mais un article est arrivé endommagé. Vous trouverez en pièce jointe des photos du produit concerné.
Je souhaite obtenir un échange ou un remboursement.
Dans l’attente de votre retour,
Mathieu Roussel
8. Mail personnel (anniversaire, félicitations…)
Quand l’utiliser :
- Féliciter un ami
- Envoyer un message personnel simple
Exemple de mail :
Objet : Joyeux anniversaire !
Salut Julie,
Je te souhaite un très joyeux anniversaire ! J’espère que tu passes une super journée. On se voit ce week-end pour fêter ça ?
Bises,
Camille
9. Mail automatique / réponse d’absence
Quand l’utiliser :
- Pendant les congés
- En cas d’indisponibilité
Exemple de mail :
Objet : Réponse automatique – Absence du bureau
Bonjour,
Je suis actuellement en congés du 15 au 30 juillet inclus. Je prendrai connaissance de vos messages à mon retour.
En cas d’urgence, vous pouvez contacter mon collègue Julien : julien@entreprise.com.
Merci de votre compréhension.
L’équipe de Support
10. Mail de prospection
Quand l’utiliser :
- Contacter un prospect
- Présenter une offre
Exemple de mail :
Objet : Solution pour améliorer votre visibilité en ligne
Bonjour Mme Caron,
Je me permets de vous écrire pour vous proposer une solution qui pourrait augmenter la visibilité de votre entreprise sur le web.
Notre agence accompagne déjà plus de 50 TPE dans leur stratégie digitale. Seriez-vous disponible pour un échange rapide cette semaine ?
Bien cordialement,
Laura – Agence Webboost
Bonnes pratiques pour tous les types de mails
- Soignez l’objet : il doit être clair et donner envie d’ouvrir le message.
- Soyez concis : allez droit au but.
- Relisez-vous : fautes et maladresses nuisent à votre crédibilité.
- Ajoutez une formule de politesse adaptée au contexte.
Conclusion
Quel que soit le contexte, avoir un exemple de mail bien structuré permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Utilisez ces modèles comme base, puis adaptez-les à votre style et à votre objectif. Vous aurez toujours une longueur d’avance.